L'équipe d'Ora Partenaires est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ive) pour un de ses clients situé près de Candiac.

Le rôle consistera à apporter un soutien administratif essentiel à l'équipe de gestion de projets et à la direction.

Secrétariat :

• Répondre aux appels entrants

• Accueillir les visiteurs et les personnes se présentant dans les bureaux.

• Recevoir, trier et distribuer le courrier.

• Préparer les envois et l’expédition de différents documents.

• Assurer le classement et l’archivage des documents de façon structurée et efficace

• Effectuer les commandes de fournitures et de matériel de bureau.

• Effectuer une sauvegarde manuelle des données informatiques de l’entreprise une fois par semaine.

• Soutenir la direction dans la rédaction et la préparation de diverses communications internes.

• Organiser et préparer les différentes réunions et rencontres de l’entreprise.

• Au besoin : effectuer l’archivage des dossiers de l’année et préparer les cartables de fin d’année destinés au contrôleur.

Soutien aux contrats

• Effectuer la saisie et la mise à jour des informations relatives aux différents types de contrats et aux exigences de conformité.

• Transmettre les contrats aux sous-traitants et assurer le suivi des signatures.

• Préparer et maintenir à jour la liste des sous-traitants par projet, en s’assurant que les documents de conformité requis sont à jour : contrats, RBQ, ARQ, TPS, TVQ, CCQ, CNESST, quittances, etc.

• Signaler toute problématique ou irrégularité au directeur de l’estimation et/ou à l’administration.

• Au besoin : préparer les documents requis pour les soumission et assister l’estimateur lors de la fermeture des soumissions.

Profil recherché:

• DEP en secrétariat, un atout.

• Environ 5 ans d’expérience dans le domaine de la construction, idéalement dans un poste similaire, un atout.

• Très bonne connaissance de l’environnement Windows et de la suite Microsoft Office.

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

• Excellentes aptitudes en classement et en archivage de documents sous différents formats.

Compétences et habiletés:

• Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités.

• Grande autonomie et capacité à faire preuve d’initiative.

• Débrouillardise et approche axée sur la recherche de solutions.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers et projets simultanément.

• Souci du détail, rigueur et précision dans l’exécution des tâches.

• Aisance à travailler de façon autonome et à prendre en charge ses responsabilités.

• Excellent esprit d’équipe et facilité à collaborer avec différents intervenants au sein de l’entreprise.

Avantages :

• Salaire à partir de 50 000$

• Assurance collective

• Vacances

• Une ambiance de travail dynamique et professionnelle !

J’autorise ORA Partenaires à conserver mes informations personnelles recueillies dans le cadre de ses activités pour des fins en lien avec sa mission et dans le respect de sa Politique de confidentialité qui se trouve sur son site web.

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