ADJOINT DU SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES ET GESTION CONTRACTUELLE

Sous l’autorité de la directrice des affaires juridiques et greffe, le titulaire du poste soutient les services municipaux dans la gestion contractuelle, incluant la révision des documents d’appel d’offres, la publication sur le SEAO et le suivi de la conformité aux lois et règlements applicables. Il assure la coordination et le contrôle des processus d’acquisition, d’adjudication et de suivi contractuel.

Il prend également en charge la gestion documentaire, applique le calendrier de conservation et analyse les demandes d’accès à l’information. Il participe au traitement des réclamations et poursuites, à la rédaction de documents légaux et à la recherche juridique.

Il veille à la protection des renseignements personnels et collabore à la diffusion des décisions du conseil. Il peut agir comme secrétaire d’élection ou membre du personnel électoral, selon les besoins du greffe.

Principales responsabilités

Volet gestion contractuelle :

• Participer à la réalisation, la coordination, la supervision et le contrôle des activités reliées à l’acquisition des biens et services ainsi qu’aux processus complets de gestion des contrats et des appels d’offre;

• S’assurer de la conformité des documents en révisant les demandes de prix et les appels d’offres des services municipaux avant leur transmission ou publication en conformité au Règlement de gestion contractuelle, de la Loi sur la gestion des contrats des organismes publics et des règlements qui en découlent;

• Assurer la publication des divers appels d’offres dans les journaux ou sur le système électronique d’appel d’offres (SEAO) ;

• Effectuer le suivi de l’octroi de contrat, préparer diverses correspondances, assurer le suivi des garanties financières, le tout selon les délais légaux;

• Assurer la mise à jour de la liste annuelle des contrats de la Municipalité en collaboration avec le Service des finances;

• Recommander à sa supérieure des améliorations sur les règlements, les politiques, méthodes et procédures en vigueur, dans une perspective de valeur ajoutée et de juste-contrôle.

Volet greffe :

• S’assurer du respect du plan de classification, appliquer le calendrier de conservation et prendre en charge la gestion documentaire;

• Assister la responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et à cette fin, analyser les demandes et déterminer les documents dont l’accès est demandé ;

• Contribuer au traitement des dossiers de réclamation et de poursuite dirigés contre la Municipalité, et assurer les communications nécessaires avec les parties concernées afin d’en permettre le suivi ;

• Collaborer à la protection des renseignements personnels détenus et conservés par la Municipalité;

• Rédiger des textes normatifs et documents légaux de différentes natures, tels que règlements municipaux et ententes;

• Assurer la communication de l’information relative aux décisions, aux résolutions et aux règlements adoptés par le conseil municipal;

• Assister aux séances préparatoires et publiques en l’absence de la directrice des affaires juridiques et greffe, ou à sa demande;

• Agir à titre de secrétaire d’élection ou de membre du personnel électoral et référendaire.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat et une attestation de spécialisation professionnelle en secrétariat juridique ou DEC en techniques juridiques

• Deux (2) années d’expérience pertinente à la fonction et expérience en milieu municipal (un atout);

• Avoir de bonnes connaissances des lois et des règlements entourant la gestion contractuelle;

• Maîtriser la langue française orale et posséder une excellente habileté rédactionnelle;

• Connaissance des méthodes modernes en usage dans le travail général de bureau et en gestion documentaire.

• Discrétion, sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

• Esprit d’analyse et résolution de problèmes

• Collaboration et travail d’équipe

• Avoir des connaissances du système électronique (SEAO) et du logiciel de documentation Syged (un atout).

Conditions de travail

• Salaire entre 60 000$ et 75 000$

• Horaire de travail de 35 heures par semaine, lundi au jeudi de 8h à 16h30 et vendredi de 8h à midi;

• Assurances collectives complètes, avec une contribution de l'employeur pouvant couvrir jusqu'à 65 % des cotisations.

• Régime de retraite (REER) avec participation de l'employeur pouvant atteindre jusqu'à 7 % du salaire.

• Congés mobiles et congés sociaux incluant près de 2 semaines de congé pendant le temps des fêtes

• Borne de recharge pour voiture électrique disponible et gratuite

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